Lagasafn. Íslensk lög 12. apríl 2024. Útgáfa 154b. Prenta í tveimur dálkum.
2014 nr. 77 28. maí
1. gr. Markmið.
Markmið laga þessara er að tryggja myndun, vörslu og örugga meðferð opinberra skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. 2. gr. Skilgreiningar. Í lögum þessum og reglugerðum settum á grundvelli þeirra er merking hugtaka sem hér segir:
3. gr. Hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands. Þjóðskjalasafn Íslands gegnir hlutverki sem framkvæmdaraðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar. Að auki gegnir safnið hlutverki opinbers skjalasafns. 4. gr. Stjórn opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar. Ráðherra fer með yfirstjórn opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar samkvæmt lögum þessum. Þjóðskjalasafn Íslands annast framkvæmd hennar. 5. gr. Þjóðskjalasafn Íslands. Þjóðskjalasafn Íslands er sérstök ríkisstofnun undir yfirstjórn ráðherra. Kostnaður við rekstur safnsins greiðist úr ríkissjóði eftir því sem ákveðið er í fjárlögum. 6. gr. Þjóðskjalavörður. Ráðherra skipar forstöðumann Þjóðskjalasafns Íslands, þjóðskjalavörð, til fimm ára í senn. Hann skal hafa háskólamenntun og staðgóða þekkingu á starfssviði safnsins. Þjóðskjalavörður stjórnar starfsemi og rekstri Þjóðskjalasafns Íslands. Hann ræður annað starfslið þess og er í fyrirsvari fyrir safnið. 7. gr. Stjórnarnefnd. Ráðherra skipar sex menn í stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns Íslands til fjögurra ára í senn. Skal einn tilnefndur af Sagnfræðistofnun Háskóla Íslands, tveir af Sambandi íslenskra sveitarfélaga og skal annar þeirra vera starfsmaður héraðsskjalasafns, einn af fastráðnu starfsfólki Þjóðskjalasafns, einn af félagsvísindasviði Háskóla Íslands og einn skal skipaður án tilnefningar. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti. Ekki er heimilt að skipa sama mann aðalmann í stjórnarnefnd safnsins lengur en tvö samfelld starfstímabil. Ráðherra skipar formann og varaformann úr hópi nefndarmanna. Stjórnarnefnd safnsins er forstöðumanni þess, þjóðskjalaverði, til ráðgjafar um stefnu safnsins og önnur málefni sem varða starfsemi þess. Stjórnarnefnd veitir þjóðskjalaverði umsagnir um árlegar starfs- og fjárhagsáætlanir og skipulag safnsins. Þjóðskjalavörður situr fundi stjórnarnefndar með málfrelsi og tillögurétt. 8. gr. Framkvæmd opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar. Hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands við framkvæmd opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar er m.a. að:
9. gr. Héraðsskjalasöfn. Héraðsskjalasafn er sjálfstætt opinbert skjalasafn sem lýtur faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands. Rekstur héraðsskjalasafns er á ábyrgð þess sveitarfélags eða þeirra sveitarfélaga sem að því standa. Héraðsskjalasöfn skulu njóta styrks úr ríkissjóði samkvæmt því sem er ákveðið í fjárlögum hverju sinni. Um útlán skjala til sveitarfélags fer skv. 19. gr. Héraðsskjalasafn skal hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir um skjöl sín og önnur gögn til þess, sbr. 4. tölul. 8. gr., 4. tölul. 13. gr. og 4. tölul. 1. mgr. 14. gr. Ráðherra skal setja nánari ákvæði um héraðsskjalasöfn í reglugerð. 10. gr. Heimild til reksturs héraðsskjalasafns og afturköllun rekstrarleyfis. Einungis þeim sveitarstjórnum og byggðasamlögum sem hafa fengið leyfi til reksturs héraðsskjalasafns er heimilt að reka slíkt safn. Falli héraðsskjalasafn í vanhirðu eða séu ekki lengur fyrir hendi þau faglegu skilyrði sem voru forsenda fyrir rekstrarleyfi safnsins skal Þjóðskjalasafn Íslands vekja athygli hlutaðeigandi sveitarstjórnar eða byggðasamlags á því sem aflaga er talið fara og óska úrbóta fyrir ákveðinn tíma. Sé ítrekaðri viðvörun ekki sinnt skal Þjóðskjalasafn afturkalla rekstrarleyfi viðkomandi héraðsskjalasafns og láta flytja safngögnin úr því í Þjóðskjalasafn Íslands á kostnað hlutaðeigandi sveitarfélags eða byggðasamlags. Ef starfsemi byggðasamlags um héraðsskjalasafn er hætt skal afhenda Þjóðskjalasafni Íslands safngögnin á kostnað þeirra sveitarfélaga sem stóðu að því í samræmi við síðastgildandi skiptingu kostnaðar við rekstur byggðasamlagsins. 11. gr. Leyfi til reksturs héraðsskjalasafns. Sveitarstjórn getur sótt um leyfi til Þjóðskjalasafns Íslands til reksturs héraðsskjalasafns til að varðveita skjöl sveitarfélagsins og sinna því hlutverki sem fram kemur í 13. gr. um hlutverk opinberra skjalasafna. Sveitarfélög geta myndað byggðasamlag um rekstur héraðsskjalasafns í samræmi við IX. kafla sveitarstjórnarlaga. Með umsókn um slíkt leyfi skal, auk umsóknar skv. 2. mgr., fylgja samþykkt fyrir byggðasamlagið. Í umsókn um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns skal gera grein fyrir áætluðum rekstrarkostnaði, húsnæði, búnaði og fjölda starfa sem safninu er ætlað. Þjóðskjalasafn Íslands veitir leyfi til reksturs héraðsskjalasafns, að fengnu samþykki ráðherra, ef umsókn ber með sér að fjárhagsleg og fagleg skilyrði séu fyrir hendi til rekstursins. Í leyfi skal tiltaka þær faglegu forsendur sem eru fyrir útgáfu þess. Ráðherra skal setja nánari ákvæði um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns í reglugerð. 12. gr. Eftirlit Þjóðskjalasafns með rekstri héraðsskjalasafna. Þjóðskjalasafn Íslands hefur eftirlit með því að héraðsskjalasöfn starfi í samræmi við lög og skilyrði rekstrarleyfis. Rekstraraðilar héraðsskjalasafns skulu árlega skila Þjóðskjalasafni skýrslu um starfsemina og láta því í té aðrar þær upplýsingar og skriflegar skýringar sem óskað er eftir og þörf er á vegna eftirlits með því að skilyrði rekstrarleyfis séu uppfyllt. Lögbundin þagnarskylda stendur ekki í vegi slíkrar upplýsingagjafar. Héraðsskjalasöfn skulu veita aðgang að starfsstöðvum sínum vegna eftirlits Þjóðskjalasafns Íslands. Skulu starfsmenn héraðsskjalasafna láta safninu í té nauðsynlega aðstoð af því tilefni ef óskað er. 13. gr. Hlutverk opinberra skjalasafna. Hlutverk opinberra skjalasafna er m.a. að:
14. gr. Afhendingarskyldir aðilar. Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um:
Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna. [Lög þessi gilda ekki um Alþingi, umboðsmann Alþingis eða ríkisendurskoðanda.]2) Skylt er þeim sem falla undir 1. og 2. mgr. að afhenda opinberu skjalasafni skjöl sín í samræmi við ákvæði laga þessara. Þeir afhendingarskyldu aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín. Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni. Sveitarfélag sem afhendir Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til vörslu greiðir fyrir vörslu þeirra samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur. Enn fremur skal afhenda Þjóðskjalasafni Íslands embættisbækur skráðra trúfélaga sem lögð eru niður eða starfa af öðrum ástæðum ekki lengur sem skráð trúfélög. Þá skulu skiptastjórar þrotabúa og dánarbúa afhenda Þjóðskjalasafni Íslands þau skjöl sem ekki hafa verið lögð fram í dómi eða afhent sýslumanni við lok opinberra skipta, en kunna að hafa þýðingu fyrir skiptin. Hver sá sem hefur í vörslum sínum skjöl úr skjalasafni stjórnvalds eða lögaðila sem falla undir 1., 2. eða 5. mgr., án þess að eiga löglegt tilkall til þeirra, skal afhenda þau opinberu skjalasafni í samræmi við þá verkaskiptingu opinberra skjalasafna sem fram kemur í 4. mgr. Tilkall opinbers skjalasafns til afhendingar afhendingarskyldra skjala fellur ekki niður fyrir tómlæti eða hefð. 15. gr. Um afhendingu afhendingarskyldra skjala og upplýsingarétt. Afhendingarskyld skjöl skal afhenda opinberu skjalasafni þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri. Í báðum tilvikum er miðað við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Varðandi skrár reiknast ársfresturinn frá lokum þess árs þegar síðast var fært inn í skrána. Afhendingarskyldur aðili ber ábyrgð á afgreiðslu úr rafrænum gögnum þar til þau hafa náð 30 ára aldri. Forstöðumaður opinbers skjalasafns getur lengt eða stytt afhendingarfrest skv. 1. mgr. í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því. Þjóðskjalasafn Íslands skal í reglum sínum mæla nánar fyrir um afhendingu afhendingarskyldra skjala og um annan afhendingarfrest á ákveðnum flokkum skjala en mælt er fyrir um í 1. mgr. þar sem veigamiklar ástæður mæla með því. Þegar afhendingarfrestur skjals er lengdur tekur hlutaðeigandi stjórnvald ákvörðun um aðgang að skjölunum á grundvelli V.–VII. kafla meðan þau eru í vörslu þess. Þegar afhendingarfrestur er styttur tekur forstöðumaður viðkomandi opinbers skjalasafns ákvörðun um aðgang að skjölunum á grundvelli þeirra reglna sem gilda um rétt til aðgangs að þeim eftir afhendingu þeirra. Hætti afhendingarskyldur aðili skv. 1. eða 2. mgr. 14. gr. starfsemi eða sé hún lögð niður skulu afhendingarskyld skjöl hans færð til opinbers skjalasafns við lok starfseminnar. Ef við á úrskurðar hið opinbera skjalasafn sem tekur við skjölunum hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila sem tekur við verkefni viðkomandi aðila. Heimilt er að krefja um greiðslu kostnaðar vegna móttöku, frágangs og flutnings skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður. Aðgangur að skjölum, þegar þau verða 30 ára, fer eftir þessum lögum, óháð því hvernig fyrirkomulag hefur verið á skilum skjala til opinbers skjalasafns. Réttur til aðgangs að skjölum samkvæmt lögum þessum haggar ekki við höfundarétti séu skjölin háð slíkum rétti samkvæmt höfundalögum. Þegar skjöl eru afhent opinberu skjalasafni áður en þau hafa náð 30 ára aldri er safninu heimilt að taka gjald fyrir geymslu þeirra þar til þau hafa náð 30 ára aldri. Þrotabú skulu greiða Þjóðskjalasafni Íslands gjald fyrir varðveislu í sjö ár og eyðingu skjalanna, allt eftir eðli þeirra og magni, og telst gjaldið til kostnaðar af skiptum samkvæmt lögum um gjaldþrotaskipti o.fl. Ráðherra mælir fyrir um gjald skv. 5., 8. og 9. mgr. í reglugerð1) að fenginni tillögu frá opinberum skjalasöfnum og skal miðað við þann kostnað sem hlýst í rekstri stofnana af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni. 16. gr. Einkaskjalasöfn. Opinberu skjalasafni er heimilt að taka við skjölum annarra en afhendingarskyldra aðila til varðveislu og eignar ef þau eru talin hafa mikilvæga þýðingu fyrir hlutverk safnsins skv. 13. gr. Þegar sérstaklega stendur á er opinberu skjalasafni þó heimilt að taka við slíkum skjölum með skilyrði um að þau verði ekki gerð aðgengileg í ákveðinn tíma, en hann má lengstur vera 80 ár og er heimilt að hafa ólík tímaviðmið um aðgang almennings annars vegar og fræðimanna í skilningi 8. mgr. 37. gr. hins vegar. Að öðru leyti gilda ákvæði þessara laga um aðgang að slíkum skjalasöfnum eftir því sem við getur átt. Þegar eigur manns renna til ríkissjóðs skv. 55. gr. erfðalaga skulu skjöl hans, ef einhver eru, afhent Þjóðskjalasafni Íslands. Þjóðskjalaverði er heimilt að fela héraðsskjalasafni varðveislu skjala sem Þjóðskjalasafni kunna að berast samkvæmt þessu ákvæði. Hafi maður í vörslum sínum einkaskjalasafn sem enginn á eignarrétt að er honum skylt að afhenda það Þjóðskjalasafni Íslands. Þjóðskjalaverði er heimilt að fela öðru safni varðveislu skjala sem Þjóðskjalasafni kunna að berast samkvæmt þessu ákvæði. Þjóðskjalavörður skal beita sér fyrir að gert verði samkomulag milli opinberra skjalasafna og annarra stofnana sem málið varðar um hvernig varðveislu einkaskjalasafna verði best háttað á opinberum vettvangi. 17. gr. Afritun mikilvægra skjala í eigu einstaklinga. Ákvæði laga um menningarminjar um flutning menningarminja úr landi og laga um skil menningarverðmæta til annarra landa gilda um flutning hvers konar skjalasafna úr landi sem orðin eru 50 ára. Áður en skjalasafn í eigu einkaaðila, sem hefur menningarlegt eða sagnfræðilegt gildi, er flutt úr landi skal veita Þjóðskjalasafni Íslands færi á að afrita það. 18. gr. Varðveisla mikilvægra skjala. Opinber skjalasöfn skulu tryggja örugga varðveislu skjala sem eru á ábyrgð þeirra, óháð formi þeirra. Mikilvægustu skjöl safnanna skulu vera til á filmum, í rafrænu afriti eða á öðrum vörslumiðli og eintak afritanna varðveitt á öruggum stað utan höfuðstöðva þeirra. 19. gr. Útlán skjala. Afhendingarskyldir aðilar eiga rétt á að fá lánuð skjöl eða að fá afrit skjala sem þeir hafa afhent opinberu skjalasafni þurfi þeir á þeim að halda við störf sín. Opinberum skjalasöfnum er heimilt að lána skjöl til notkunar í öðrum opinberum skjalasöfnum, í handritasafni Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns eða öðrum söfnum og rannsóknastofnunum ef aðstaða er þar til að varðveita skjöl tryggilega. Heimilt er að binda slík útlán skilyrðum um viðhlítandi öryggisráðstafanir til varðveislu skjalanna. Önnur útlán skjala en um getur í 1. og 2. mgr. eru að jafnaði óheimil. Hver sá sem fær skjal að láni ber ábyrgð á varðveislu þess og skilvísum skilum. 20. gr. Almenn miðlun upplýsinga um þjóðarsöguna. Opinber skjalasöfn skulu vinna að því að gera mikilvæg skjöl aðgengileg almenningi, svo sem á vef sínum eða með öðrum hætti, og veita fræðslu um sögu þjóðarinnar eða byggðarlaga á grundvelli skjala í vörslu þeirra. 21. gr. Þagnarskylda starfsmanna. [Á starfsmönnum opinberra skjalasafna hvílir þagnarskylda skv. X. kafla stjórnsýslulaga.]1) 22. gr. Ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu afhendingarskyldra aðila. Ákvæði þessa kafla gilda um afhendingarskylda aðila skv. 1. og 2. mgr. 14. gr. Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila sem lög þessi gilda um skv. 14. gr. Afhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli 23. gr. og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við þær. Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skal grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi. Við afhendingu skjala til opinbers skjalasafns flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til þess. 23. gr. Skjalastjórn og skjalavarsla. Þjóðskjalasafn Íslands skal setja reglur1) skv. 1. tölul. 8. gr. um það hvernig skjalastjórn og skjalavörslu í stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga og afhendingarskyldra aðila skuli hagað, svo og skráningu, flokkun og frágangi skjala til afhendingar til opinberra skjalasafna, þ.m.t. skilmála um staðla fyrir skjalavistunarkerfi og samþykkt á skjalavistunarkerfum. Afhendingarskyldum aðilum skv. 14. gr. er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru skv. 1. mgr. 24. gr. Varðveisluskylda og förgunarreglur. Óheimilt er að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum þeirra aðila sem falla undir 1. eða 2. mgr. 14. gr. nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna skv. 23. gr. eða 2. mgr. þessarar greinar eða sérstaks lagaákvæðis. Þjóðskjalasafn Íslands skal setja sérstakar reglur skv. 3. tölul. 8. gr. um förgun skjala fyrir afhendingarskylda aðila eftir því sem við verður komið. 25. gr. Upplýsingaréttur almennings. Opinberu skjalasafni er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að skjölum þegar liðin eru 30 ár frá því að þau urðu til enda gildi ekki þær takmarkanir um skjalið sem fram koma í lögum þessum. Er þá miðað við síðustu innfærslu eða síðasta bréf afgreidds máls. Heimilt er að miða við tilurð skjals ef meðferð máls hefur dregist á langinn hjá stjórnvaldi eða ríkar ástæður mæla með því. Ef takmarkanir samkvæmt lögum þessum eiga aðeins við um hluta skjals skal veita aðgang að öðru efni skjalsins ef unnt er að skilja upplýsingar, sem falla undir undantekningar, frá þeim upplýsingum sem veita má aðgang að. 26. gr. Upplýsingar um fjárhags- og einkamálefni einstaklinga. Óheimilt er að veita almenningi aðgang að gögnum um fjárhags- og einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari nema sá samþykki sem í hlut á. Opinberu skjalasafni er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að skjölum þegar liðin eru 80 ár frá því að þau urðu til þótt þar komi fram upplýsingar er varða fjárhags- og einkamálefni einstaklinga, þar á meðal persónuupplýsingar sem teljast viðkvæmar í skilningi [3. tölul. 3. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga],1) svo og upplýsingar um vernd vitna, brotaþola og annarra sem fjallað er um í skjölum hjá lögreglu, ákæruvaldi, dómstólum og stjórnvöldum sem hafa vald til að beita stjórnsýsluviðurlögum. Þrátt fyrir ákvæði 2. mgr. er óheimilt að veita aðgang að sjúkraskrám og öðrum skrám um heilsufarsupplýsingar nafngreindra manna fyrr en liðin eru 100 ár frá síðustu færslu í skrárnar. Þrátt fyrir ákvæði 2. mgr. er aðgangur að aðalmanntölum, prestþjónustubókum og sóknarmanntölum heimill þegar liðin eru 50 ár frá því að upplýsingar voru færðar. 27. gr. [Upplýsingar um viðskiptaleyndarmál.]1) Óheimilt er að veita aðgang að skjölum sem hafa að geyma upplýsingar sem snerta virka og mikilvæga hagsmuni einstaklings eða fyrirtækis um …1) viðskiptaleyndarmál. 28. gr. Upplýsingar um mikilvæga almannahagsmuni. Opinbert skjalasafn getur við afhendingu skjala ákveðið, að höfðu samráði við viðeigandi afhendingaraðila, að skjal verði fyrst aðgengilegt þegar liðin eru allt að 40 ár frá því að það varð til ef það þykir nauðsynlegt til að vernda virka almannahagsmuni, enda hafi það að geyma upplýsingar um:
Veita skal aðgang að skjölum sem 6. tölul. 1. mgr. tekur til þegar ekki er lengur ástæða til að ætla að miðlun upplýsinganna geti haft skaðleg áhrif á umhverfið. 29. gr. Sérstakar aðstæður. Þegar sérstaklega stendur á getur opinbert skjalasafn ákveðið að synja um aðgang að skjali sem er yngra en 110 ára, svo sem þegar það hefur að geyma upplýsingar um einkamálefni einstaklings sem enn er á lífi eða um almannahagsmuni er að ræða. 30. gr. Upplýsingaréttur hins skráða. Opinberu skjalasafni er skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum um hann þegar liðin eru 30 ár frá því að þau urðu til enda gildi ekki þær takmarkanir um skjalið sem fram koma í 27. og 28. gr. Heimilt er að takmarka aðgang aðila að skjölum skv. 1. mgr. ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingunum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að skjölum. Ef ákvæði 27. gr. og 2. mgr. þessarar greinar eiga aðeins við um hluta skjals skal veita aðgang að öðru efni skjalsins ef unnt er að skilja upplýsingar sem falla undir undantekningar frá þeim upplýsingum sem veita má aðgang að. Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. fer um rétt sjúklings til aðgangs að sjúkraskrá sinni samkvæmt ákvæðum 14. gr. laga um sjúkraskrár. Opinbert skjalasafn veitir aðgang að sjúkraskrám sem eru í vörslu þess. 31. gr. Ákvörðun um aðgang að skjölum sem undanþegin eru upplýsingarétti skv. V. og VI. kafla. Heimilt er að óska eftir aðgangi að skjali sem undanþegið er upplýsingarétti skv. V. og VI. kafla sem nauðsynlegur er í þágu vísindarannsóknar, réttindagæslu eða af öðrum sambærilegum ástæðum. Í umsókn skal upplýst í hvaða tilgangi óskað er eftir aðgangi að skjalinu. Opinberu skjalasafni er heimilt að veita aðgang að skjölum ef ætla má að hægt sé að verða við umsókn án þess að skerða þá almanna- og einkahagsmuni sem ákvæðum V. og VI. kafla er ætlað að vernda. Svar við ósk um slíkan aðgang skal vera skriflegt. 32. gr. Aðgangur að skjali háður samþykki eða skilyrði. Áður en veittur er aðgangur að skjali skv. 31. gr. skal afla samþykkis Persónuverndar ef skjalið hefur verið afhent af afhendingarskyldum aðila og það hefur að geyma persónugreinanlegar upplýsingar og vinnsla með upplýsingarnar hefur fallið undir lög um persónuvernd og [vinnslu]1) persónuupplýsinga. Persónuvernd getur bundið samþykki sitt skilyrðum. Opinbert skjalasafn getur einnig sett skilyrði fyrir aðgangi að skjölum og gögnum samkvæmt þessari grein. Skilyrðin skulu byggð á sjónarmiðum um:
Sem skilyrði geta afhendingarskyldir aðilar eða Persónuvernd sett að:
Þegar sérstaklega stendur á er heimilt að setja önnur skilyrði en fram koma í 3. mgr. Persónuvernd skal að jafnaði hafa 30 daga til þess að svara opinberum skjalasöfnum um hvort hún veiti samþykki sitt fyrir því að veittur verði aðgangur að tilteknu skjali. Hafi erindi opinbers skjalasafns ekki verið svarað innan 30 daga skal skýra safninu frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Ráðherra getur, að fengnum tillögum Persónuverndar, sett reglur um skilyrði fyrir notkun ákveðinna tegunda skjala sem undir þennan kafla heyra og hafa að geyma persónuupplýsingar sem falla undir lög um persónuvernd og [vinnslu]1) persónuupplýsinga. Þarf þá ekki að leita samþykkis Persónuverndar um skjöl sem undir slíkar reglur falla. 33. gr. Þagnarskylda. Sá sem fær aðgang að skjölum sem falla undir þennan kafla má ekki birta, afhenda eða nota upplýsingar sem hann hefur þannig fengið aðgang að á annan hátt en mælt er fyrir um í leyfi hins opinbera skjalasafns. 34. gr. Öryggismálasafn. Þjóðskjalasafn Íslands skal hafa sérstakt safn, öryggismálasafn, sem varðveitir öll skjöl og skráðar heimildir sem verið hafa í vörslum afhendingarskyldra aðila og snerta öryggismál Íslands, innra og ytra öryggi, á árunum 1945–1991. Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. 15. gr. skulu afhendingarskyldir aðilar afhenda Þjóðskjalasafni Íslands öll skjöl og skráðar heimildir sem eru í vörslum þeirra og varða öryggismál Íslands, innra og ytra öryggi, á árunum 1945–1991. Útbúin skal skrá yfir öll mál og skjöl þeirra sem tilheyra þessari deild safnsins. 35. gr. Aðgangur almennings að öryggismálasafni. Þjóðskjalasafni Íslands er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að skjölum öryggismálasafns, enda komi þar ekki fram upplýsingar sem falla undir ákvæði 3. eða 4. mgr. 37. gr. Ef ákvæði 3. og 4. mgr. 37. gr. eiga aðeins við um afmarkaðan hluta skjals skal afmá þær upplýsingar og veita almenningi aðgang að öðru efni skjalsins. 36. gr. Aðgangur hins skráða að öryggismálasafni. Þjóðskjalasafni Íslands er skylt, sé þess óskað, að veita aðila sjálfum aðgang að skjölum í öryggismálasafni ef þau hafa að geyma persónugreinanlegar upplýsingar um hann sjálfan. Ef í skjali koma jafnframt fram persónugreinanlegar upplýsingar um aðra einstaklinga sem falla undir 3. eða 4. mgr. 37. gr. skal afmá þær upplýsingar úr ljósriti eða afriti skjals áður en aðila er veittur aðgangur að því nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr. 37. gr. Nú er einstaklingur látinn sem upplýsingar varða skv. 1. mgr., og getur þá maki hans, börn og barnabörn, sem náð hafa 18 ára aldri, óskað eftir aðgangi að upplýsingum um hann skv. 1. mgr. Hið sama gildir um systkini hins látna eigi hann ekki á lífi maka, börn eða barnabörn. 37. gr. Aðgangur fræðimanna að öryggismálasafni. Öll skjöl öryggismálasafns, svo og skrá skv. 3. mgr. 34. gr., skulu vera aðgengileg fræðimönnum í Þjóðskjalasafni Íslands að uppfylltum skilyrðum þessarar greinar. Sá sem fær aðgang að skjölum öryggismálasafns skal áður skrifa undir yfirlýsingu þar sem hann heitir því að virða þagnarskyldu skv. 3. og 4. mgr., svo og önnur ákvæði þessarar greinar. Óheimilt er fræðimanni að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um lifandi einstaklinga sem taldir voru geta ógnað öryggi ríkisins samkvæmt skjölum safnsins nema sá samþykki sem í hlut á. Óheimilt er að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um viðkvæm einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari og finna má í skjölum öryggismálasafns nema sá samþykki sem í hlut á. Þetta bann fellur niður þegar liðin eru 80 ár frá því að gögn urðu til. Eftir því sem skráningu mála í öryggismálasafni vindur fram skal Þjóðskjalasafn Íslands skrifa þeim einstaklingum sem á lífi eru eða nánum vandamanni hins látna, sbr. 36. gr., bréf, komi fram upplýsingar í gögnum öryggismálasafns um þá sem falla undir 3. og 4. mgr., og kanna hvort þeir vilji veita samþykki sitt fyrir því að birta megi opinberlega upplýsingar um þá. Með bréfinu skulu fylgja almennar leiðbeiningar um það hvaða réttaráhrif það hefur að veita slíkt samþykki. Samþykki skv. 3.–5. mgr. skal vottað af lögbókanda eða tveimur lögráða vitundarvottum. Það skal skýlaust tekið fram að útgefandi samþykkisins hafi ritað nafn sitt eða kannast við undirskrift sína í viðurvist þess eða þeirra er undirskriftina staðfesta, svo og að hann hafi verið sjálfráða er hann ritaði nafn sitt. Fræðimönnum er óheimilt að taka út af safninu ljósrit, ljósmynd eða stafræna mynd af skjölum hafi þau að geyma upplýsingar sem falla undir 3. eða 4. mgr. nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr., eða veitt sérstakt samþykki fyrir heimild til afhendingar á ljósriti af skjalinu til fræðimannsins sem afhent skal Þjóðskjalasafni Íslands. Til fræðimanna í skilningi þessarar greinar teljast þeir sem hafa stundað fræðirannsóknir í hug- eða félagsvísindum og birt rannsóknir sínar á viðurkenndum vettvangi. Fræðimaður skal sýna fram á að gögn öryggismálasafns hafi mikilsverða þýðingu fyrir rannsókn sem hann vinnur að. Persónugreinanlegar upplýsingar í skilningi 3. og 4. mgr. teljast þær upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. 38. gr. Afhending utanríkisráðuneytis á gögnum til öryggismálasafns. Áður en gögn utanríkisráðuneytisins sem falla undir 34. gr. eru afhent öryggismálasafni skulu þau skoðuð og skráð til afhendingar í samræmi við fyrirmæli Þjóðskjalasafns Íslands. Skjöl sem íslenska ríkið hefur skuldbundið sig með þjóðréttarsamningi við Norður- Atlantshafsbandalagið til að halda leyndum skulu ekki afhent öryggismálasafni. Skjöl sem hafa að geyma upplýsingar um virka varnar- og öryggishagsmuni íslenska ríkisins skulu ekki afhent öryggismálasafni ef:
39. gr. Skjöl rannsóknarnefnda og annarra verkefna á vegum Alþingis. Þjóðskjalasafn Íslands varðveitir skjöl og gagnagrunna sem orðið hafa til í störfum rannsóknarnefnda og öðrum verkefnum á vegum Alþingis sem stofnað er til í samræmi við ákvæði laga. Um aðgang að slíkum skjölum og gagnagrunnum fer samkvæmt ákvæðum viðeigandi laga, upplýsingalaga eða þessara laga eftir því sem við á. 40. gr. Beiðni um aðgang að skjölum. Sá sem fer fram á aðgang að skjölum á grundvelli V.–IX. kafla skal tilgreina skjölin eða upplýsingarnar sem hann óskar eftir að fá aðgang að á eyðublaði sem viðeigandi opinbert skjalasafn leggur til. Beiðni um aðgang að skjölum skal varða skjöl sem eru í vörslum viðeigandi safns en því er ekki skylt að afla sérstaklega skjala frá öðrum aðilum til þess að láta þau í té. Um meðferð opinbers skjalasafns á beiðnum skv. V. og VI. kafla fer eftir ákvæðum IV. kafla upplýsingalaga eftir því sem við getur átt. Opinbert skjalasafn getur vísað frá beiðni um aðgang að skjölum ef tilgreining skjals eða þeirra upplýsinga sem óskað er eftir aðgangi að er of óljós til að hægt sé að afgreiða beiðnina án verulegrar fyrirhafnar. Áður en til þess kemur ber að veita málsaðila leiðbeiningar þar um og gefa honum færi á að afmarka beiðni sína nánar. 41. gr. Álitsumleitan. Áður en opinbert skjalasafn tekur ákvörðun um aðgang að skjölum getur það skorað á þann afhendingarskylda aðila sem lét skjalið af hendi eða þann sem upplýsingarnar varða að upplýsa hvort efni þeirra varði viðkvæma hagsmuni sem leyndar eiga að njóta samkvæmt lögum þessum. Veita skal frest í sjö virka daga til þess að svara erindinu. 42. gr. Málshraði og málsmeðferð. Opinbert skjalasafn skal taka ákvörðun um hvort orðið verður við beiðni um aðgang að skjölum svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan 25 virkra daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafarinnar og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Sé beðið um aðgang að gögnum á grundvelli VI. eða VII. kafla er fyrrnefndur frestur 30 virkir dagar að viðbættum þeim tíma sem lög gera ráð fyrir að taki að afla álits eða samþykkis, þar sem það á við. Um málsmeðferð fer að öðru leyti eftir stjórnsýslulögum. 43. gr. Leiðbeiningar um höfundarétt. Þegar afgreidd er beiðni um aðgang að skjölum sem höfundaréttur tekur til skal veita upplýsingar um nafn rétthafa liggi þær fyrir. 44. gr. Ljósrit eða afrit af skjölum o.fl. Opinber skjalasöfn skulu veita aðgang að skjölum í því formi eða með því sniði sem skjölin eru varðveitt í nema þau séu þegar aðgengileg almenningi. Þegar upplýsingar eru varðveittar á rafrænu formi getur aðili valið á milli þess að fá þær í því formi eða útprentaðar á pappír þegar því verður við komið. Við veitingu aðgangsins skal beita viðeigandi öryggisráðstöfunum sem taka mið af eðli gagnanna. Þegar skjöl eru mörg geta opinber skjalasöfn ákveðið að fela öðrum að sjá um ljósritun eða afritun þeirra. Þá skal sá aðili sem óskað hefur aðgangs að umræddum skjölum greiða þann kostnað sem hlýst af ljósritun eða afritun þeirra. Þegar óskað er eftir aðgangi að gögnum þrotabús eða öðrum óskráðum eða óflokkuðum skjölum er opinberu skjalasafni heimilt að taka gjald fyrir þá vinnu og kostnað sem af því hlýst. Þjóðskjalasafni Íslands er heimilt að innheimta gjald fyrir ljósritun og afritun gagna sem safnið afhendir samkvæmt lögum þessum. Gjaldtakan skal ákveðin í gjaldskrá, staðfestri af ráðherra, og skal hún birt í B-deild Stjórnartíðinda. Gjaldskráin skal einnig birt notendum þjónustu safnsins á aðgengilegan hátt. Héraðsskjalasöfnum er heimilt að innheimta gjald fyrir ljósritun og afritun gagna sem afhent eru samkvæmt lögum þessum. Gjaldtakan skal ákveðin af stjórn safns með gjaldskrá sem skal birt notendum á aðgengilegan hátt. Sé safninu ekki skipuð stjórn ákveður sveitarstjórn gjaldtökuna. Umrædd gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður viðkomandi safns vegna þjónustunnar og er þeim ætlað að standa straum af eftirfarandi kostnaðarþáttum við hana:
Ef fyrirsjáanlegt er að kostnaður við afritun eða ljósritun verði meiri en 10.000 kr. er heimilt að krefjast fyrirframgreiðslu. 45. gr. Rökstuðningur og tilkynning ákvörðunar um synjun aðgangs. Ákvörðun opinbers skjalasafns um að synja beiðni um aðgang að skjölum, að hluta eða í heild, skal rökstudd og tilkynnt skriflega. Hið sama gildir ef synjað er beiðni um ljósrit eða afrit af umbeðnum skjölum. 46. gr. Kæruheimild. Heimilt er að kæra til úrskurðarnefndar um upplýsingamál:
Um meðferð kærumála skv. 1. mgr. gilda ákvæði V. kafla upplýsingalaga. Um meðferð ákvörðunar Þjóðskjalasafns Íslands skv. 2. og 3. mgr. 10. gr. fer samkvæmt ákvæðum stjórnsýslulaga. Heimilt er að kæra til ráðherra ákvörðun Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingarskyldu lögaðila til opinbers skjalasafns. Heimilt er að kæra til ráðherra synjun Þjóðskjalasafns Íslands sem byggð er á 8. mgr. 37. gr. Aðrar ákvarðanir en að framan greinir og teknar eru samkvæmt lögum þessum verða ekki kærðar til ráðherra. 47. gr. Refsingar og skaðabætur. Það varðar mann sektum eða fangelsi allt að þremur árum ef:
Það varðar mann sektum ef hann vanrækir afhendingarskyldu samkvæmt ákvæðum 6. mgr. 14. gr. eða 3. mgr. 16. gr. Brot skv. 1. mgr. varða mann refsiábyrgð ef þau eru framin af ásetningi eða stórkostlegu gáleysi. Brot skv. 2. mgr. varða mann refsiábyrgð ef þau eru framin af ásetningi eða gáleysi. Gera má lögaðila sekt vegna brots skv. 1. eða 2. mgr. óháð sök fyrirsvarsmanns lögaðilans, starfsmanns hans eða annars á hans vegum í starfsemi lögaðilans. Lögaðila verður gerð refsing þó að ekki verði staðreynt hver þessara aðila hafi átt í hlut. Refsiábyrgð stjórnvalda er bundin sömu skilyrðum, enda hafi verið framið brot skv. 1. eða 2. mgr. í starfsemi sem telst vera sambærileg starfsemi einkaaðila. Tilraun til brota og hlutdeild í brotum skv. 1. og 2. mgr. eru manni refsiverð eftir því sem segir í almennum hegningarlögum. Nú brýtur maður eitt eða fleiri af þeim ákvæðum sem talin eru upp í e- og f-lið 1. mgr. af ásetningi eða gáleysi og má þá dæma hann til að greiða þeim sem upplýsingarnar varða bætur fyrir fjártjón og miska. 48. gr. Heimild til setningar reglugerða. Ráðherra er heimilt að setja með reglugerð nánari ákvæði um framkvæmd laganna í heild eða einstakra kafla þeirra. 49. gr. Gildistaka. Lög þessi öðlast þegar gildi. … Ákvæði laganna gilda um öll afhendingarskyld skjöl án tillits til þess hvenær þau urðu til eða hvenær þau hafa borist afhendingarskyldum aðilum. 50. gr. Breytingar á öðrum lögum. … Ákvæði til bráðabirgða. Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. 10. gr. er sveitarfélögum og byggðasamlögum sem reka héraðsskjalasafn við gildistöku laga þessara heimilt að reka slíkt safn án þess að hafa fengið útgefið rekstrarleyfi í þrjú ár frá því að reglugerð ráðherra um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns tekur gildi. Þrátt fyrir ákvæði 2. og 3. mgr. 10. gr. er sveitarfélögum og byggðasamlögum ekki skylt að flytja safngögn til Þjóðskjalasafns eða afhenda þau því fyrr en þremur árum eftir gildistöku reglugerðar ráðherra um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns.